Spielregeln für eine erfolgreiche FMEA

Effektive Meetings und Besprechungen zu planen und durchzuführen klingt auf den ersten Blick recht banal. Doch häufig finden sich die Teilnehmer in Sitzungen wieder, die kein Ende zu haben scheinen. In solchen Veranstaltungen wird viel Arbeitszeit verbracht, die u.U. wenig bis überhaupt nicht effizient genutzt wird und auch keine qualifizierten Ergebnisse erreicht werden. Auch sollte die Motivation der Beteiligten für die Realisierung der Ergebnisse idealerweise nach der Besprechung höher sein als vorher. Auch dies ist häufig nicht gegeben.

In Meetings und Besprechungen werden sowohl Informationen als auch Ideen ausgetauscht, Entscheidungen diskutiert oder Ergebnisse erarbeitet. Was in diesen Meetings getan wird, hängt maßgeblich vom Thema und dem gemeinsam verfolgten Ziel ab. Was in diesen Meetings erreicht wird, bestimmen hingegen der Umgang miteinander und die Kommunikation im Team. Hier sind gemeinsame Regeln unumgänglich und zudem auch überaus hilfreich um o.g. Situationen nicht entstehen zu lassen.

 Unten genannte Beispiele für Regeln können Anregungen sein um die Arbeit in Besprechungen zu fördern und effizienter zu gestalten. Dabei werden Konflikte vermieden und ein erfolgs- und zielorientiertes Arbeiten ermöglicht. Allerdings sollten Sie sich beim Aufstellen von Gesprächs- und Sitzungsregeln von folgenden Grundsätzen leiten lassen:

Begrenzen Sie Ihre Ausarbeitung und verwenden Sie  eine überschaubare Zahl an einprägsamen Regeln.

1. Formulieren Sie diese kurz, prägnant und verständlich.
2. Verweisen Sie zu Beginn der Sitzung auf die Regeln und verabschieden Sie diese gemeinsam.
3. Machen Sie die Regeln offen zugänglich, verteilen Sie diese an die Teilnehmer oder hängen Sie die Regeln gut lesbar im Raum auf.
4. Die Regeln gelten gleichermaßen und ohne Ausnahmen für alle Teilnehmer, darunter auch für Führungskräfte, für „besondere“ Kollegen, etc.

Im Anschluss  finden Sie einen möglichen Regelsatz an Verhaltens- und Besprechungsregeln für Sitzungen und Meetings. Dies ist allerdings nur ein Beispiel und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Praxistauglichkeit. Vielmehr gilt es als erfahrener Moderator und Sitzungsleiter einen effektiven und funktionalen Satz eigener Regeln zu finden, der alle aufkommenden Störeinflüsse auf das Meeting reduziert aber auch von einem Großteil der Gesprächsteilnehmer akzeptiert und mitgetragen werden kann.

Vorbereitung 

• Wir bereiten uns auf die Besprechung vor.
• Wir fangen pünktlich und vollzählig an.
• Wir leiten unser Telefon um.
• Wir arbeiten nicht am Laptop.

 Durchführung 

• Wie legen abgestimmte Ziele fest.
• Wir bleiben beim Thema
• Wir stellen den zeitlichen Ablauf vor.
• Wir bestimmen Moderator (evtl. Protokollführer)
• Wir stellen einen einheitlichen Informationsstand sicher.
• Wir fassen uns kurz und schweifen nicht vom Thema ab.
• Wir hören aktiv zu und lassen andere ausreden.
• Wir gehen aufeinander ein und behandeln uns respektvoll.
• Wir führen Entscheidungen im Konsens herbei.
• Wir vereinbaren konkrete Maßnahmen, Aufgaben, und Termine.
• Wir fassen die Ergebnisse nach Durchführung zusammen.
• Wir beenden die Besprechung pünktlich.
• Wir diskutieren keine Fakten 

Nachbereitung 

• Wir halten die inhaltlichen und terminlichen Vereinbarungen gemäß Protokoll ein.
• Wir behandeln die Inhalte der Besprechung vertraulich.
• Wir fragen uns, was wir als nächstes mal besser machen können.

Achten Sie darauf, dass ein Verstoß gegen die Regeln von Ihnen benannt wird, ohne dass dabei Sanktionen ausgesprochen werden. Die Teammitglieder erfahren dadurch, dass es Ihnen ernst ist mit der Einhaltung und Umsetzung!