Bei der Anwendung der Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse (FMEA) auf Verwaltungsprozesse beginnen Sie zunächst mit der Auswahl des Systems oder Prozesses, den Sie optimieren möchten, wie beispielsweise Personalbeschaffung, Budgetierung oder Archivierung.

Um mögliche Fehlerquellen zu identifizieren, können Sie Brainstorming oder andere Techniken einsetzen. Typische Fehlerquellen können Dokumentenverlust, unklare Verantwortlichkeiten, unzureichende Schulungen oder ungenaue Datenerfassung sein. Nachdem Sie die möglichen Fehler identifiziert haben, bewerten Sie die potenziellen Auswirkungen dieser Fehler auf das System und die Verwaltung. Dazu gehören Aspekte wie finanzielle Verluste, Verzögerungen, Rufschädigung oder Verstöße gegen Vorschriften.

Anschließend schätzen Sie die Wahrscheinlichkeit ein, dass jeder Fehler tatsächlich auftritt, und ermitteln die Schwere der Auswirkungen für den Fall, dass ein Fehler eintritt. Im nächsten Schritt analysieren Sie vorhandene Kontrollen oder Prozesse zur Fehlervermeidung oder -minimierung und überlegen, welche zusätzlichen Kontrollen erforderlich sein könnten.

Basierend auf der FMEA-Analyse entwickeln Sie Maßnahmen zur Reduzierung oder Vermeidung von Fehlern und setzen diese priorisiert um. Abschließend kontrollieren Sie die Wirksamkeit der implementierten Maßnahmen, um sicherzustellen, dass das Risiko von Fehlern tatsächlich verringert wurde. Durch diesen systematischen Ansatz können Sie Verwaltungsprozesse verbessern und Risiken minimieren.

7 Schritte FMEA